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15.物资购置管理实施细则
发布日期:2016-10-28    作者:施海樱   点击率:

  上海第二工业大学后勤服务公司

  物资购置管理实施细则

  为进一步规范我公司物资采购流程,提高采购效率、降低采购成

  本,满足公司各部门对优质物资的需求,根据《后勤服务公司物资购置程序》二工大后勤【2011】06号的规定,特制订本实施细则。

  一、物资购置申请规定

  1.公司所属各中心(部门)根据实际工作的需求,由中心(部

  门)负责填写《设备申购单》或《低值品、材料申购单》(各一式四联),上报公司领导审批。

  物资单价在800元以上或批量购置总价在10000元以上、及环境

  设施改造、修缮等配套物资需另附书面申请,注明申请理由及用途,中心(部门)负责人审核后,先报分管资产副总经理审批。

  2.申购单各项内容要填写完整、清晰,不得涂改,物资品名、

  规格填写规范,填完空白处要标注“/”符号,并在申购单右上角注明经费出处。(注:由学校资产管理部门出资的申购物资,需提前进行沟通落实)

  3.申购物资项目发生变化时,需按上述第“2”条要求另填申购

  单。

  二、购置申请审批流程规定

  1.购置申请审批流程

  申购经办人申请→所属中心主任审核→分管资产副总审批→公司总经理审批

  2.申购审批完成后,相关(中心)部门要将申购单一式四联中“申请部门联”留存备查,其余交物资采购员进行采购操作。

  3.如遇学校或公司中的重大或特殊服务项目急需购置的物资,

  事先无法完成购置申请审批的情况,可以通过电话或其他形式请示分管领导,征得同意后先进行物资采购,再补申购审批手续。

  4.餐饮中心的食品采购和卫生所的药品采购按学校或公司的其

  他规定操作。

  三、物资采购操作规定

  1.各申购中心(部门)应与物资中心采购部密切配合,依据“提

  高采购效率、降低采购成本,提供优质物资”的原则,做好物资采购工作。

  2.物资中心采购人员接到各(中心)部门采购申请时,需认真

  核实申购物资的品名、规格、数量、需求期限、经费出处及审批程序是否完备;对于申购单填写不规范、审批程序不完备的申购项目,采购人员可退还部门申购单,要其更正后再予以办理。

  3.在采购前,各中心(部门)应主动关心所申购物资的市场价

  格,在保证供货资质、物资品质的前提下,可向物资中心采购人员提出物资品牌、质量和指导性价格等要求,推荐相关的供货厂家。

  物资采购人员在采购时应进行“比质、询价”。对于采购单价在

  800元以上或批量采购总价在10000元以上的物资,应将要采购物资的价格信息及时通报申购中心(部门),并听取部门的意见。同类型和同品质物资的采购价格若高于申购中心(部门)推荐价格,应到申购部门推荐的供货厂家购置。

  4.物资采购人员应严格遵守学校物资采购相关规定,认真审核

  供货商资质(注:生产经营许可证、营业执照及副本、税务登记证),按要求及时完成采购任务。对于紧急采购项目要优先处理,采购逾期、采购内容变化或无法采购的项目要及时与申购部门联系沟通。

  5.物资采购后,采购人员要向供货商索取正规发票和相关设备

  物资的质保证明(注:产品合格证或保修卡),及重要物资供货商的资质证明(注:生产经营许可证、营业执照及副本、税务登记证);并向供货商提供详细的送货点联系信息。(注:送货时间、地点、联系人、联系方式)

  四、验收、入库及报销规定

  1.物资采购验收。

  采购物资直接送到申购中心(部门)时,申购经办人要根据留存

  申购部门的申购单严格核对送货清单或直发材料单信息是否一致,并检查物资品名和规格、质量(注:保质期限)、数量是否准确,核实无误后才可在送货验收单或直发材料单上签字收货,并留存送货验收单;对于核实有误的物资要予以退还。

  采购物资暂存物资中心采购部仓库的,仓库管理员应根据留存采

  购部门的申购单严格核对送货清单信息是否一致,并检查物资品名和规格、质量(注:保质期限)、数量是否准确,核实无误后才可在送货验收单上签字收货,并通知申购部门到物资仓库办理领用手续;对于核实有误的物资要予以退还。

  对于供货商暂存于仓库或需要退还的物资, 仓库管理员要对此

  类物资进行“暂时存放物资或退还物资”的标识加以区别,以免误领。

  2.采购的低值物资和材料验收入库后,仓库(注:物资仓库和

  其他部门自管仓库)管理员应按规定做好入库账目登记,要求登记及时,入库、领出账目清晰,管理职责明确;属于学校固定资产管理范围的物资,要按学校资产管理规定做好固定资产入账操作。  

  3.物资采购部负责按学校或公司财务相关规定进行采购报销操

  作。

  报销凭证填写内容要与申购单、发票、送货清单、直发材料单上

  的内容相符合。由公司出资采购的报销凭证上需有申购人、部门(中心)主任、公司总经理签字审核,直发材料单上需有申购人、部门(中心)主任、分管资产副总签字审核;由学校出资采购的报销凭证上需有申购人、部门(中心)主任、出资部门领导签字审核,直发材料单上需有申购人、部门(中心)主任、分管资产副总、出资部门领导签字审核;票、证不符,审核不全的需更正后才能报销。

  4.物资采购部应根据直发材料单及时做好公司所有采购物资直

  发材料的账目,并将物资采购部门留存的申购单、直发材料单及重要物资的供货商资质材料整理汇总,报销审批后的直发材料单中“部门联”交申购部门保管(注:需交学校有关部门审批的直发材料单,申购部门可留存复印件);各部门要将部门留存的申购单、直发材料单(送货验收单)收集整理,并留存一年以上备查。

  

  五、绿化部农药、燃油的采购和使用管理规定

  1.绿化部应根据工作中对农药、燃油的实际需要,由绿化部经

  理负责填写《低值品、材料申购单》(一式四联),报物业中心主任和公司分管资产副总审批同意后才可通知物资中心采购人员进行采购,农药、燃油申购数量要适当。

  2.采购时,采购人员应综合考虑供货商的资质、供货能力、供

  货质量和价格等因素进行“比质、询价”,严禁采购无证(注:生产经营许可证、营业执照及副本、税务登记证)、无牌(注:品牌)、劣质(注:成份、保质期)的农药和燃油,并向供货商索取正规发票和供货商资质证明(注:生产经营许可证、营业执照及副本、税务登记证)。

  3.送货时,农药应直接送到绿化部专用农药仓库,农药仓库管

  理员应认真核对申购单与送货清单或直发材料单的内容是否相符,并检查品名、质量(注:保质期限)、数量是否准确,核实无误后才可在送货验收单或直发材料单上签字收货,并留存送货验收单;对于核实有误的农药要予以退还。

  验收入库同时,农药仓库管理员应按规定及时做好各类农药的入

  库账目登记。领用时,按规定及时做好领用账目登记;未经入库账目登记的农药不得领取使用。

  4.物资采购部负责按采购报销规定进行报销操作,并将报销审

  批后的直发材料单中的“部门联”交绿化部留存备查,供货商资质证明由物资采购部留存备查。

  六、其他规定

  1.公司各级领导应重视物资采购工作,对物资采购中各个环节

  加强监督检查,防止违纪违规事件发生。

  2.对于违反物资购置管理规定的人员,将视情节轻重按照相关

  法律法规给予处理。

     

  

  

                                    2013年5月20日

  

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